Forum ROMANum : [ #management ] Sieben Ratschläge gegen den "Zeitkiller Besprechung"

Montag, 18. September 2017

[ #management ] Sieben Ratschläge gegen den "Zeitkiller Besprechung"

By Alex Rio Brazil - Own work, CC BY-SA 3.0

Ehrenamtliche und Mitarbeiter kapitulieren oft wegen vieler Termine mit wenig Nutzen.

Sitzungsfreier Tag. Eine Besprechung folgt auf die nächste, während sich auf dem Schreibtisch die Arbeit stapelt: Als Konsequenz aus diesem Alltag vieler Fachkräfte hat gut die Hälfte der deutschen Unternehmen einen konferenzfreien Tag eingeführt. Doch der führt nicht automatisch zu einer höheren Produktivität der einzelnen Mitarbeiter. Dies ist ein Ergebnis der Studie Workplace Survey 2009, für die der spezialisierte Personaldienstleister Robert Half über 6.000 Personal- und Finanzmanager in 20 Ländern befragt hatte.

Leere Kilometer. Dennoch werden 31,5 Prozent aller Meetings von den Fachkräften als überflüssig empfunden. Die Gründe für unbefriedigend verlaufene Konferenzen sehen die Befragten meist bei den anderen Teilnehmern. So bemängeln 45 Prozent ausufernde Diskussionen, die sich immer weiter vom eigentlichen Thema wegbewegen, und 42 Prozent kritisieren die ungenügende Vorbereitung ihrer Gesprächspartner. Aber auch die Abwesenheit wichtiger Ansprechpartner oder unklare Gründe für das Meeting (jeweils 35 Prozent) führen zu unzufriedenen Reaktionen nach vielen Besprechungen.

Selbstverschuldetes Desinteresse. Die Problemstellung ist nicht nur eine unternehmerische. Auch in der Politik und in den Vereinen, in den Institutionen der Zivilgesellschaft bleiben die Mitarbeiter wegen vieler Termine mit wenig Nutzen der organisatorischen und planerischen Arbeit immer häufiger fern.

Lösungsvorschläge. Die Zahlen der Workplace Survey belegen den Trend in vielen Unternehmen, gehäuft Konferenzen anzuberaumen, auch wenn sie nicht wirklich notwendig sind. Auf Grund der großen Anzahl von Terminen können die Teilnehmer dann gar nicht immer gut vorbereitet und hochkonzentriert in die Besprechung gehen. Als Konsequenz sollte die Anzahl der Meetings möglichst klein gehalten werden und sie sollten stets gut moderiert werden, damit die Diskussion nicht vom Thema abweicht.

Sieben Ratschläge für produktive Meetings:

Dauer des Meetings auf 30-45 Minuten begrenzen – danach lassen Konzentration und Aufmerksamkeit der Teilnehmer nach.
Arbeitsessen statt normaler Meetings anberaumen – dadurch kann die Essenszeit produktiv genutzt werden und die Besprechungsdauer ist automatisch auf die Zeit des Essens begrenzt.
Für regelmäßig stattfindende Meetings sollten im Vorfeld von den Teilnehmern Agendapunkte eingefordert werden. Reicht niemand Themenvorschläge ein, kann die Besprechung abgesagt werden.
Für jeden Agendapunkt sollte ein eigener Zeitrahmen festgelegt werden, auf dessen Einhaltung der Diskussionsleiter achtet.
Wird die Agenda der Besprechung rechtzeitig verschickt, haben alle Teilnehmer die Möglichkeit, sich im Vorfeld auf das Meeting vorzubereiten.
Wenn ein Agendapunkt nicht hinreichend erörtert werden kann, da wichtige Teilnehmer oder Informationen fehlen, sollte gleich zum nächsten Tagesordnungspunkt übergegangen werden.
Einzelne Teilnehmer des Meetings sollten damit beauftragt werden, den noch offenen Punkt so vorzubereiten, dass er beim nächsten Treffen besprochen werden kann.

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